Matkamme on edennyt ja nurkan takana on kaupparekisteri. Seitsemäs vinkkini käsitteleekin mahdollisia virheitä tai ainakin epäedullisia ratkaisuja, joita yrittäjä saattaa tehdä ilmoittaessaan yritystään eri viranomaisrekistereihin.

Rekisteröimättä jättäminen

Kaupparekisteri ei edellytä ilmoittautumista kaikilta yrittäjiltä. Toiminimiyrittäjä, joka harjoittaa toimintaa omalla nimellään (esim. Tmi Matti Meikäläinen) voi jättää kaupparekisteriin ilmoittautumisen väliin, jos myös muut edellytykset täyttyvät ja usein ne täyttyvät. Tämä ei silti tarkoita, että ulkopuolelle jääminen olisi paras ratkaisu, jos pakkoa ei ole. Raha, jonka poisjäämisellä säästää, on mitätön verrattuna hyötyyn minkä rekisteröinti parhaassa tapauksessa tarjoaa. Harva pyörittää yritystä loputtomiin pelkällä omalla nimellä ja iskevä nimi on kaiken A ja O. Miksipä sitä ei alkaisi käyttää heti alusta asti? Rekisteröinti antaa toiminimelle nimisuojaa, mikä on ensiaskel yrityksen brändin suojauksessa. Edellisessä vinkissä toin myös esille, kuinka rekisteröinti voi olla edellytys rahoituksen saamiselle.

Liiallinen avoimuus

Perustamisilmoituksessa on kohta ”Julkiset yhteystiedot PRH ja Verohallinto”. Sinisilmäinen suomalainen täyttää viranomaislomakkeen kohdat usein mukisematta, vaikka kaikkia tietoja ei välttämättä vaadita. Puhelinnumero ei ole pakollinen tieto ja sen pois jättämällä yrittäjä vähentää jo merkittävässä määrin yritykseensä kohdistuvaa markkinointihäirintää. Julkiseksi annetut tiedot kun ovat helposti löydettävissä muun muassa ilmaisesta yrityshausta ytj-tietopalvelussa.

Pakollisiin ilmoitettaviin tietoihin kuuluu yrityksen posti- TAI käyntiosoite. Kotoa käsin yritystään pyörittävän kannattaa huolella harkita julkistaako kotiosoitteensa vai hankkiiko postiosoitteeksi postilokeron? Entisaikaan postilokerofirmoilla oli huono maine, mutta se oli aikaa ennen nettiä. Jos joku haluaa ”tuomita” yrityksen pelkästään postilokeron perusteella, niin hän tehköön oman valintansa.

Nykyään yrittäjän on mahdollista valita, että kaupparekisteriin ilmoitettavia muutoksia ei saa ilmoittaa paperilomakkeella, vaan ne on tehtävä sähköisesti vahvaa tunnistautumista käyttäen. Kaupparekisteri (tai oikeastaan koko PRH) onkin petrannut toimintaansa ilahduttavalla ja odotetulla tavalla. Yrittäjä, joka on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa kaupparekisterille saa automaattisesti ilmoituksen kaikista vireille tulleista muutoksista. Mitä hyötyä tämä tuo? Se tuo turvaa. Esiin on tullut tapauksia, joissa yrityksille on tehty eräänlainen ”identiteettivarkaus”, missä huijari on kaikessa hiljaisuudessa onnistunut vaihtamaan yrityksen vastuuhenkilöt ja tilit itse valitsemilleen tahoille. Pahimmissa tapauksissa huijaus on paljastunut vasta sitten, kun viranomainen kolkuttelee yrityksen ovella tiedustellen asioista, joista oikea yrittäjä ei ole kuullutkaan. Nopea reagointi rekisterimuutoksiin voi pelastaa yrityksen vahingolta.

Väärät valinnat

Pienimuotoista yritystoimintaa harjoittava yritys, joka ilmoittautuu arvonlisäverovelvolliseksi voi säästää rahaa ja hermojaan valitsemalla verokauden pituuden viisaasti. Kerran kuussa tehtävät ilmoitukset eivät mielestäni ole viisaita, jos toimintaa on varsin vähän. Kirjanpitäjä joutuu tekemään ilmoitukset verottajalle, vaikka yritys ei olisi tehnyt mitään koko kuukauden aikana, ja hän veloittaa tästä toki oman hinnastonsa mukaan. Verokautta ei kannata ilmoittaa myöskään liian pitkäksi, sillä silloin on vaarana, että jotain unohtuu, kuitteja hukkuu ja kirjanpitoon voi syntyä puutteita. Lomakkeen kolmas vaihtoehto, eli neljännesvuosi on aloittavalle pienyrittäjälle mielestäni paras. Asiat eivät kasaudu liiaksi, yrittäjä pysyy paremmin kärryillä omasta maksutaakastaan ja kokonaisuus säilyy jouhevana.

Toinen väärä valinta voi liittyä ennakkoveroihin. Uudella yrittäjällä ei ole aikaisempaa tilikautta, johon verrata arviota tulevasta tilikaudestaan ja ensimmäisellä kerralla tämä perustuukin yrittäjän omaan ilmoitukseen. Toiminimiyrittäjällä homma menee astetta vaikeammaksi, sillä ennakkoveron määrään vaikuttavat myös yrittäjän muut tulot, mikä hankaloittaa arviointia ja veron määrään voi joutua pyytämään muutosta useamman kerran vuoden aikana. Osakeyhtiössä tilanne on toinen. Ellei yrittäjä aio jättää kaikkia tuloja kassaan ja kasvattaa yrityksen varallisuutta, voi tilikauden tulokseksi arvioida pyöreän nollan. Jos tilikausi on osoittautumassa voitolliseksi, yrittäjä voi maksaa itselleen palkkaa niin paljon, että tilikausi päättyy nollatulokseen. Suureksi arvioitu tulos taas aiheuttaa automaattiset verolaskut, jotka on maksettava vaikka rahaa ei tulisikaan. Niihinkin voi toki pyytää muutosta tarpeen ilmetessä.

Sitten onkin jo aika tutkailla kirjanpitäjää…